Sapere dove tutti i vostri contratti sono? Se non fate, non siete solo. Secondo un rapporto nel giornale dell'amministrazione del contratto, 71 per cento delle aziende non potrebbe trovare almeno 10 per cento dei loro contratti.

Media malriposta dei contratti non potete dire con molta esattezza a che cosa la vostra azienda è obbligata o che cosa dovete in soldi o nei servizi. Potreste violare i termini che di contratto non siete neppure informato di, conducendo almeno ad una reputazione nociva di affari--e danni e costi di corte più difettosi e legali. Un senso facile e redditizio evitare questo è di usare il software dell'amministrazione del contratto per immagazzinare, dirige e perfino abbozzi di contratto.

Requisiti di base
Ci sono molti programmi di software del contratto disponibili, variando nella complessità e nel prezzo. Un sistema di gestione del contratto dovrebbe fornire almeno questi principi fondamentali:

• Immagazzina le copie dei contratti eseguiti
• Permette l'accesso ai contratti immagazzinati soltanto a quelli che identificate
• Permette che cerchiate i contratti basati sugli attributi importanti alla vostra azienda
• Trasmette automaticamente la notifica del email quando le date chiave nel contratto accadono

La conservazione delle versioni elettroniche dei contratti è un buon sostegno per le vostre copie su carta. Tutti gli impiegati che devono lavorare con il contratto possono accedergli dai loro calcolatori. Ciò lo fa meno probabilmente che la copia scritta sarà persa come esso sta usanda o copiato durante il tempo il contratto è in effetti. La maggior parte del software dell'amministrazione del contratto permette che il sistema sia installato per permettere l'accesso ad ogni contratto da un insieme definito degli utenti o soltanto di quelli con le parole d'accesso installate da un coordinatore, fornendo sia la facilità di uso che la sicurezza.

Risparmiatore di tempo
I campi reperibili all'interno del software del contratto possono dimostrare inestimabile nella standardizzazione dei termini di valutazione, di consegna e dell'altro settore. I campi reperibili possono anche essere un risparmiatore di tempo per l'identificazione gli obblighi di tutta l'vostra azienda, i pagamenti dovuti in una portata di momento specifico, i clienti in certa zona, ecc. Nel software del contratto più fondamentale, quale vantaggio del contratto dal grandi software di menti ed assistente del contratto da Blueridge Software, potete cercare i contratti immagazzinati le date (tutti i contratti che espirano in giugno per esempio), i nomi (quali tutti i contratti con un'azienda sicura), gli importi del dollaro (tutti i contratti oltre $10.000) e determinate clausole (tutti i contratti con i requisiti di assicurazione). Il software più complesso permette le ricerche di parola chiave e lo lascia adattare i campi per il cliente di ricerca.

Risparmiatore di soldi
L'attributo più importante di questi programmi può bene essere la loro capacità di trasmettere la notifica del email delle date chiave del contratto. L'più importante di queste date è spesso il termine imminente o il rinnovamento automatico del contratto. La vostra azienda può avere un contratto con le condizioni favorevoli che desiderate rinnovare ma che richiede il rinnovamento di essere attivato un certo numero di giorni prima della data di termine del contratto. La sig.na che data e voi saranno negoziare di nuovo attaccato ed improbabili da ottenere le simili condizioni favorevoli.

Oltre i principi fondamentali
I programmi di software più complessi del contratto, quale l'amministrazione del contratto di Realyst dalla gestione delle prestazioni del contratto o del RealContract, possono seguire le date di completamento; fornire il controllo di approvazione; stampare i codici a barre per gli scopi d'inseguimento; pista ogni volta un contratto è inviato con la posta elettronica, stampato ed acceduto a; aiutare nel contratto che disegna immagazzinando i termini standardizzati che possono essere collegati insieme; immagazzinare i contratti nelle valute e nelle lingue differenti; e permettere che i partiti multipli disegnino ed esaminino i contratti dalle posizioni a distanza. Alcuni programmi dell'amministrazione del contratto sono specifici dell'industria, quali la fornitura delle misure di sicurezza per incontrare HIPAA per il campo di sanità, o Sarbanes-Oxley per le aziende pubblicamente commerciali.

Che cosa è di destra per voi?
Fornire “i sistemi di gestione del contratto„ in un Search Engine e restituirà una lunga lista dei sistemi di software alla revisione. Ci è un indice molto utile atcapterra.com del software dell'amministrazione del contratto che permette che cerchiate i sistemi che fanno fronte alle vostre richieste specifiche. La maggior parte forniscono un periodo di libera prova in où potete verificare il software. Qualunque azienda con più di 10 contratti trarrà giovamento da un programma di software di base del contratto. È una delle forme più poco costose di assicurazione che potete comprare!

Laura Plimpton ha 26 anni di esperienza come consulente corporativo dell'avvocato, dell'imprenditore e di gestione. Ha esaminato e disegnato più di 12.000 contratti. È l'autore della guida magazine'sLegal dell'imprenditore, contratti di affari: Girare tutto il contratto di affari verso la vostra pressa dell'imprenditore di Advantagefrom.

• I ristoranti producono i profitti verdi
• Programma avanti per un disastro
• Un'economia di baratto
• Individuazione del prezzo giusto per i vostri prodotti al minuto
• Dissotterrare il vostro Indy interno